Privacy Statement Westflex

Westflex

Westflex is de handelsnaam van de bedrijven Westflex Personeelsdiensten B.V., Westflex Payroll B.V., Westflex Services B.V. Westflex De Lier B.V. en Wemax B.V..
Westflex is gevestigd aan de Leemolen 23, postcode 2678 MG, te De Lier.
In deze Privacy Statement willen wij u informatie verschaffen over hoe wij omgaan met uw vrijwillig aan ons verschafte persoonsgegevens.
Uw persoonsgegeven worden bij Westflex zeer zorgvuldig verwerkt met daarbij passende beveiligingsmaatregelen, welke overeenstemmen met de wet- en regelgeving zoals opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Bedrijven mogen alleen persoonsgegevens verzamelen indien dat gebeurd voor een bepaald doel en de verwerking te verantwoorden is op een rechtsgrond welke genoemd wordt in de AVG.
Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van de volgende doeleinden:

1. Om geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
2. Om met u een werknemers-/werkgeversrelatie aan te gaan en te onderhouden en hiervoor een goede en relevante administratie te kunnen voeren;
3. Om uw geschiktheid en beschikbaarheid voor een bepaalde functie en/of opdracht te kunnen beoordelen;
4. Om u te kunnen plaatsen bij een opdrachtgever en de daarbij behorende opdrachtovereenkomst aan te kunnen gaan en te kunnen nakomen;
5. Om u opleidingen of opleidingsmogelijkheden en overige (werkgerelateerde) diensten aan te bieden zoals vervoer, verblijf en een zorgverzekering;
6. Om te beoordelen of u voor een (premie)korting en/of subsidie in aanmerking komt of onder een (premie)korting- of subsidieregeling valt;
7. Om onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan het vanuit de overheid opgelegde doeleinde om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen;
8. Om u te kunnen informeren over onze dienstverlening, overige activiteiten en/of vakinhoudelijke informatie;
9. Om te kunnen voldoen aan kwaliteitsdoeleinden zoals certificering;
10. Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
11. Om u toegang te kunnen verlenen tot en gebruik te kunnen laten maken van onze besloten web- en portalomgeving en het intranet.

Al deze doeleinden zijn terug te leiden tot de volgende rechtsgronden welke zijn opgenomen in de AVG:

• Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• Noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke plicht.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens

Wij verzamelen uw gegevens op verschillende momenten.

• Op het moment dat u zich inschrijft bij één van onze wervingskantoren in Nederland of in het buitenland. Op dat moment worden enkel de gegevens opgeslagen welke noodzakelijk zijn voor werving en selectie;
• Op het moment dat u met ons daadwerkelijk een arbeidsovereenkomst aangaat;
• Op het moment dat u onze website bezoekt en daar gegevens invult of achterlaat.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij

De persoonsgegevens welke wij verzamelen zijn gegevens welke noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening. Zonder deze gegevens kunnen wij ons werk als uitzendbureau/aanneembedrijf niet uitvoeren.

De gegevens die wij verzamelen zijn de volgende:

• NAW-gegevens, e-mailadres en overige contactgegevens;
• Geboortedatum, geslacht en huwelijkse staat;
• Gegevens gerelateerd aan personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
• Gegevens gerelateerd aan identificatie.

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens als godsdienst, ras, seksuele geaardheid, etc. tenzij u hier expliciet toestemming voor heeft gegeven.

De gegevens welke wij verwerken zijn voor ons noodzakelijk om goede uitvoering te geven aan het dienstverband dat wij met u hebben. Indien u niet alle gegevens verstrekt welke wij vragen kunnen wij geen goede uitvoering geven aan het dienstverband en zullen wij ook geen dienstverband met u aangaan.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden enkel en alleen gedeeld met partijen welke een gerechtvaardigd belang hebben tot inzage van uw gegevens, een wettelijke verplichting tot inzage hebben of van belang zijn voor de uitvoering de arbeidsovereenkomst. Ook dan worden alleen die gegevens gedeeld welke strikt noodzakelijk zijn.
Partijen waar wij gegevens mee delen zijn andere entiteiten behorende tot Westflex, onze opdrachtgevers, gegevensverwerkers zoals de softwareleverancier van onze planning- en salarissoftware, overheidsinstanties en auditinstanties. Tevens kunnen er situaties zijn waarin wij worden verplicht gegevens af te staan zoals bij een gerechtelijk bevel of vonnis.
Uw gegevens worden niet gedeeld met partijen van buiten de Europese Unie.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Hoe lang wij uw gegevens bewaren is afhankelijk van de wettelijke termijnen die hiervoor staan.

Indien u zich enkel heeft aangemeld bij Westflex, maar nooit voor ons heeft gewerkt, worden uw gegevens binnen 6 weken uit ons systeem verwijderd.

Indien u werkzaamheden voor ons heeft verricht zijn wij wettelijke verplicht een deel van uw gegevens 5 tot 7 jaar te bewaren ten behoeve van claims, audits en fiscale verplichtingen.
De gegevens welke hier niet noodzakelijk voor zijn, worden 2 jaar na afloop van uw dienstverband bij Westflex verwijderd.

Uw rechten

In de AVG zijn een aantal rechten opgenomen waar u als betrokkene een beroep op kan doen.

Dit zijn de volgende rechten:

• Het recht op dataportabiliteit. Dit houdt in dat u van ons kunt verlangen dat wij uw (digitale) gegevens overdragen naar een andere organisatie.
• Het recht op vergetelheid. U kunt van ons verlangen dat wij al uw gegevens verwijderen. Dit is echter alleen mogelijk indien wij uw gegevens niet langer meer nodig hebben voor de doeleinden waarvoor wij uw gegevens hebben verzameld.
• Het recht op inzage. U heeft het recht om in te zien welke gegevens wij van u verwerken.
• Het recht op rectificatie en aanvulling. U mag van ons verlangen dat gegevens welke wij van u verwerken en niet correct zijn wijzigen en/of aanvullen.
• Het recht op beperking van de verwerking. Indien wij gegevens van u verwerken welke niet correct zijn, niet noodzakelijk zijn of wij de gegevens niet meer nodig hebben, kunt u aan ons vragen of wij stoppen met de verwerking.
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering. Indien wij gebruik maken een geautomatiseerde besluitvorming mag u van ons verlangen dat ook met een menselijk oog naar het genomen besluit wordt gekeken. Bij Westflex wordt géén gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking. Indien wij gegevens verwerken op grond van een algemeen of gerechtvaardigd belang, mag u bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Het kan echter zijn dat het belang op grond waarvan wij uw gegevens verwerken zwaarder weegt dan uw belang.

Indien u een specifieke toestemming aan ons heeft verleend tot het verwerken van bepaalde persoonsgegevens is het u toegestaan deze toestemming in te trekken.

Indien u wenst een beroep te doen op één van de bovenstaande rechten dient u contact met ons op te nemen via het volgende e-mailadres: info@westflex.nl
In deze mail dient u de volgende gegevens door te geven:

• Naam (voor- en achternaam)
• Geboortedatum
• Uitzendkrachtnummer (te vinden op uw loonstrook)
• Welk recht u wilt uitvoeren
• Telefoonnummer waarop wij u eventueel kunnen bereiken

Naar aanleiding van uw e-mail zullen wij met u contact opnemen. Wij streven er naar uw verzoek binnen 1 maand uit te voeren, tenzij het gaat om een complex verzoek. Dan hanteren wij een doorlooptijd van 3 maanden. Wij zullen u hiervan wel binnen 1 maand op de hoogte stellen.

Beveiliging

Wij doen er bij Westflex alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen en te beveiligen. Hiertoe hebben wij diverse maatregelen genomen van organisatorische, fysieke, administratieve en technische aard. Hierbij moet u denken dat indien u bepaalde gegevens van uzelf wilt opvragen, wij kunnen vragen of u zichzelf kunt identificeren bij ons op kantoor voor wij de gegevens verstrekken. Ook hebben niet alle medewerkers van Westflex toegang tot alle gegevens en informatie, enkel de daartoe geautoriseerde personen. Tevens zijn wij altijd met onze softwareleveranciers bezig met het verder en beter door ontwikkelen van de beveiliging van onze systemen.

Klachten

Indien u een klacht of een vraag heeft ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de Westflex backoffice of een e-mail sturen naar info@westflex.nl
Vermeld in deze e-mail altijd de volgende gegevens:

• Naam (voor- en achternaam)
• Geboortedatum
• Uitzendkrachtnummer (te vinden op uw loonstrook)
• Aard van uw klacht

Wij zullen spoedig contact met u opnemen om uw klacht te bespreken.

Indien u niet tevreden bent over hoe wij omgegaan met uw persoonsgegevens kunt u ook altijd een klacht indien bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op hun website is hun telefoonnummer en een klachtenformulier te vinden via de button ‘Tip ons’ op website pagina van de AP.